Cosa fa BrainRooms: marketing e gestione dei documenti con l'AI

Oggi l'intelligenza artificiale permette a un'azienda di fare cose che fino a pochi anni fa richiedevano un intero reparto: rispondere ai clienti a qualsiasi ora, pubblicare contenuti con costanza, ritrovare in un attimo un documento o un'informazione. Il problema è che gli strumenti sono tanti, cambiano in fretta e metterli insieme richiede tempo e competenze.

BrainRooms nasce per questo. È un ufficio digitale basato sull'AI che lavora su due fronti: il marketing, che vi fa trovare dai clienti e mette un tutor a parlare con chi arriva, e la gestione del sapere aziendale, con uno spazio dove organizzare e ritrovare tutti i vostri documenti. In questo articolo trovate tutti i servizi, uno per uno, per capire quali servono davvero alla vostra realtà.

Farsi trovare non basta: bisogna anche rispondere

Molte aziende hanno un buon sito, ma il telefono non squilla. A volte il sito non compare nelle ricerche giuste. Altre volte qualcuno arriva, non trova subito la risposta che cerca e se ne va. Per questo, sul fronte del marketing, BrainRooms fa due cose insieme: porta le persone giuste e le accoglie bene quando arrivano.

Il Tutor AI: risponde ai vostri clienti a qualsiasi ora

Il cuore di BrainRooms è il Tutor AI: un assistente addestrato sui materiali della vostra azienda, che risponde a chi vi contatta sul sito e su WhatsApp, giorno e notte. Capisce cosa cerca chi scrive, risponde alle sue domande e vi lascia una scheda con i contatti di chi ha davvero senso richiamare.

Due cose lo rendono affidabile. Dichiara sempre di essere un assistente AI, senza fingersi una persona. E risponde solo sulla base dei vostri documenti: quando un'informazione non c'è, lo dice invece di inventarla. Prima di andare online, il tutor supera un collaudo di venti domande giudicate da voi.

Potete vederlo all'opera con Elena, l'assistente di BrainRooms, e con Guido, un tutor che lavora già per un'azienda. Ve li presentiamo meglio in un articolo dedicato.

Il check-up del sito: capire subito a che punto siete

Prima di decidere cosa fare, conviene sapere da dove si parte. Con il check-up, Elena analizza il vostro sito in pochi minuti e vi dice cosa funziona e cosa vi sta facendo perdere contatti. Il check-up è gratuito: basta lasciare i vostri contatti, come email e telefono. Poi decidete voi se andare avanti.

Articoli e guide per Google e per gli assistenti AI

Il tutor ha bisogno di gente che arriva. Per questo BrainRooms scrive articoli e guide partendo dalle ricerche reali dei vostri clienti, non da quello che pensiamo noi. Ogni contenuto passa dalla vostra approvazione prima della pubblicazione, e ogni pagina viene seguita nel tempo: quello che non rende torna in lavorazione. È lo stesso metodo che usiamo su di noi: centinaia di articoli pubblicati e pagine indicizzate su Google.

Le stesse pagine che Google indicizza sono anche quelle da cui attingono gli assistenti AI come ChatGPT, Gemini o Perplexity. Un buon lavoro sui contenuti aumenta quindi anche la probabilità di essere citati nelle loro risposte.

Social e reel su tutti i canali

Per essere visti bisogna esserci con costanza. BrainRooms realizza post e reel con copertina e li pubblica su LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, TikTok e X. Ogni contenuto esce su tutti i canali insieme, senza che dobbiate fare niente. I reel sono video verticali, brevi e diretti, pensati per catturare l'attenzione nei primi secondi. Su richiesta, realizziamo anche video orizzontali più lunghi per il vostro canale YouTube. Per presentare l'azienda e i suoi servizi si possono usare anche avatar digitali.

Campagne email, WhatsApp e newsletter

I contatti che avete già sono un patrimonio. Con le campagne email e WhatsApp, BrainRooms vi aiuta a riaprire le conversazioni con chi vi conosce e a portare nuove visite al tutor. Le risposte su WhatsApp arrivano direttamente al tutor.

La newsletter settimanale serve invece a restare nella mente di chi non compra spesso: contatti raccolti dal tutor, ex clienti, persone interessate ma non ancora pronte. Un appuntamento regolare, utile e mai invadente, che vi fa trovare pronti quando arriva il momento giusto.

Il libro aziendale: la vostra storia, scritta bene

Ogni impresa ha una storia che merita di essere raccontata: come è nata, le scelte difficili, le persone e la famiglia che l'hanno fatta crescere. BrainRooms scrive il libro aziendale insieme all'imprenditore. Prima si ascolta cosa vuole raccontare e a chi, poi si scrive il libro, su misura.

È prima di tutto un dono per chi quella storia l'ha vissuta: un modo per fermare i ricordi, rendere omaggio a chi ha costruito l'azienda e lasciare qualcosa ai figli e alle generazioni che verranno. E diventa anche un biglietto da visita speciale, da regalare a clienti e partner, che racconta i valori dell'impresa meglio di qualsiasi sito.

Il second brain aziendale: il collega che sa dove si trova tutto

Fin qui abbiamo parlato di marketing. L'altro fronte di BrainRooms è il sapere della vostra azienda. In ogni impresa le informazioni sono sparse: procedure, listini, contratti, manuali, email. Il second brain mette ordine in questo patrimonio e lo rende consultabile. Il tutor diventa il collega che si ricorda tutto: l'impiegato gli fa una domanda e lui non si limita a rispondere, ma gli indica la pagina giusta dove trovare il documento o fare la ricerca.

Su richiesta, BrainRooms crea anche pagine su misura per la gestione del vostro ufficio, organizzate intorno al modo in cui lavorate voi. Meno tempo perso a cercare, meno domande ripetute ai colleghi, più continuità quando qualcuno cambia ruolo o va in ferie.

Come lavora BrainRooms

• Si parte da chi cerca. Gli argomenti nascono dalle domande reali dei vostri clienti.

• Il sistema misura, una persona decide. Ogni risultato viene seguito nel tempo e corretto quando serve.

• Tutto è montato sulla vostra azienda. Tutor e contenuti nascono dai vostri materiali, e contenuti e contatti restano vostri, sul vostro dominio.

• Tre mesi per mettersi alla prova. Per i servizi continuativi, il primo trimestre è sperimentale: entrambe le parti possono recedere con quindici giorni di preavviso, senza penali.

Da dove cominciare

Non serve attivare tutto subito. Il modo più semplice per capire cosa serve alla vostra azienda è parlarne: potete chiedere a Elena, fare il check-up gratuito del sito oppure prenotare una chiamata di trenta minuti con Cesare Tribuzi, fondatore di BrainRooms, che segue di persona l'avvio di ogni nuovo cliente.